Eventy przestały być dla marek efektownym dodatkiem do komunikacji. Coraz częściej stają się narzędziem budowania relacji, emocji, employer brandingu i sprzedaży. O tym, jak zmienia się polska branża eventowa, czego oczekują dziś klienci i dlaczego technologia nie może zastąpić dobrze zaprojektowanego doświadczenia, rozmawiamy z Karoliną Dulebą, CEO i dyrektor zarządzająca Fox Events.
Skąd wziął się pomysł na organizację własnej, otwartej konferencji Event Inside i jaki cel od początku miał ten projekt?
Pomysł na EVENT INSIDE pojawił się bardzo naturalnie. Od lat obserwujemy, że branża eventowa rozwija się niezwykle dynamicznie, ale jednocześnie wiele osób odpowiedzialnych za organizację wydarzeń w firmach nadal szuka praktycznej wiedzy i konkretnych inspiracji, a nie tylko sprzedażowych prezentacji. Chcieliśmy stworzyć przestrzeń, która pokaże eventy „od środka” – bez filtrów, z realnym spojrzeniem na proces projektowania doświadczeń uczestników, ale też z konkretną wiedzą, na przykład w kwestii aspektów technicznych.
Od początku zależało nam na tym, aby EVENT INSIDE nie było klasyczną konferencją branżową, ale spotkaniem opartym na wymianie doświadczeń i praktycznych case studies. Pokazujemy nie tylko efekt końcowy wydarzeń, ale też kulisy produkcji, wyzwań logistycznych, pracy kreatywnej i współpracy z klientami. To projekt edukacyjny, ale też sposób budowania bardziej świadomego rynku eventowego.
Co frekwencja i odbiór Event Inside mówią dziś o potrzebach branży eventowej i o tym, jakiego typu spotkań oczekuje rynek?
Myślę, że przede wszystkim pokazują ogromną potrzebę autentyczności i praktycznej wiedzy. Dziś uczestnicy są dużo bardziej świadomi i selektywni. Nie interesują ich już wyłącznie modne hasła czy prezentacje „success story”, ale konkretne rozwiązania, trendy i inspiracje, które mogą realnie przełożyć na swoje działania.
Widzimy też bardzo wyraźnie, że rynek oczekuje wydarzeń bardziej angażujących, kameralnych i jakościowych. Ludzie chcą networkingu, wymiany doświadczeń i rozmów z praktykami, którzy rzeczywiście realizują projekty na co dzień. EVENT INSIDE pokazało nam również, że branża jest dziś bardzo otwarta na rozmowę o technologii, AI, czy projektowaniu doświadczeń uczestników, ale pod warunkiem, że za tym idzie praktyka, a nie tylko teoria.
Z Twojej perspektywy, w jakim momencie znajduje się dziś branża eventowa w Polsce? Jakie zmiany widać najmocniej w porównaniu z tym, jak ten rynek wyglądał jeszcze kilka lat temu?
To bardzo ciekawy moment dla branży. Rynek eventowy jest dziś dużo bardziej dojrzały niż jeszcze kilka lat temu. Klienci lepiej rozumieją rolę eventów w budowaniu marki, employer brandingu czy relacji biznesowych. Event przestał być „miłym dodatkiem”, a coraz częściej jest traktowany jako strategiczne narzędzie komunikacji i sprzedaży.
Zmieniło się podejście do wykorzystania technologii. Jeszcze kilka lat temu rozwiązania immersyjne, AI, AR czy zaawansowane scenografie były czymś zarezerwowanym dla największych produkcji. Dziś coraz częściej stają się standardem. Równolegle rośnie znaczenie doświadczeń uczestników – projektujemy wydarzenia odbierane wszystkimi zmysłami, dużo bardziej świadomie budując emocje i narrację.
Jakie są dziś największe wyzwania w prowadzeniu agencji eventowej?
Największym wyzwaniem jest dziś pogodzenie bardzo wysokich oczekiwań klientów z realiami budżetowymi rynku. Koszty produkcji wydarzeń rosną praktycznie w każdym obszarze – od techniki, przez logistykę i transport, po catering czy produkcję scenografii. Jednocześnie klienci oczekują coraz bardziej spektakularnych i dopracowanych realizacji.
Z kreatywnego punktu widzenia wyzwaniem jest natomiast to, aby technologia wspierała doświadczenie uczestnika, a nie była celem samym w sobie. Dziś łatwo przesadzić z efektami. Najlepsze eventy to nadal te, które budują emocje i autentyczne doświadczenia.
Fox Events od 2017 roku działa na rynku i zdobywa coraz mocniejszą pozycję. Jak wyglądały początki agencji i z jakim założeniem wchodziłaś do tej branży?
Fox Events powstało we Wrocławiu w 2017 roku z bardzo prostego powodu – chciałam tworzyć eventy, które będą dopracowane nie tylko kreatywnie, ale też organizacyjnie i jakościowo. Wcześniej zdobywałam doświadczenie zarówno przy organizacji dużych wydarzeń studenckich, jak i pracując w agencjach eventowych w Polsce oraz w Wielkiej Brytanii.
Od początku wiedziałam, że chcę budować firmę opartą na partnerskich relacjach z klientami i wysokich standardach realizacyjnych. Zaczynaliśmy jako niewielki zespół, ale bardzo szybko okazało się, że rynek docenia jakość, odpowiedzialność i zaangażowanie. Dziś realizujemy wydarzenia w całej Polsce dla największych marek, ale nadal dbamy o to, żeby nie zatracić elastyczności i indywidualnego podejścia.
Czy od początku miałaś jasną wizję tego, czym Fox Events ma wyróżniać się na tle innych agencji, czy ta tożsamość budowała się stopniowo wraz z kolejnymi realizacjami?
Fundament był jasny od początku – chcieliśmy być agencją, która dowozi najwyższą jakość i bierze odpowiedzialność za cały proces realizacji. Natomiast sama tożsamość oczywiście dojrzewała wraz z kolejnymi projektami, zespołem i skalą działania.
Dziś wiem, że naszym wyróżnikiem jest połączenie kreatywności z bardzo silnym zapleczem operacyjnym. Klienci często podkreślają, że poza pomysłami doceniają nasze uporządkowanie, transparentność i dbałość o detale. Myślę też, że dużą rolę odegrała konsekwencja – rozwijaliśmy się organicznie, krok po kroku, nie tracąc jakości mimo rosnącej skali działania i prowadzenia dwóch biur, równolegle w Warszawie i we Wrocławiu.
Fox Events znalazło się w gronie najwyżej ocenionych agencji w raporcie „Agencje eventowe 2025”, a realizacje firmy były doceniane także w konkursach branżowych. Co, Twoim zdaniem, decyduje dziś o jakości eventu, który naprawdę zostaje zauważony?
Dziś nie wystarczy już tylko „ładny event”. Wyróżniają się realizacje, które są spójne strategicznie i emocjonalnie. Najlepsze wydarzenia to takie, które mają dobrze opowiedzianą historię, angażują uczestników i są konsekwentne w każdym detalu – od komunikacji przed eventem po doświadczenie na miejscu.
Ogromne znaczenie ma też autentyczność. Uczestnicy bardzo szybko wyczuwają, kiedy coś jest robione wyłącznie „pod efekt”, a kiedy stoi za tym realna idea i emocja. Technologia może dziś zrobić ogromne wrażenie, ale jeśli nie idzie za nią pomysł i dobrze zaprojektowane doświadczenie, to efekt jest krótkotrwały.
Wyróżnienia w rankingach i konkursach to miłe wyróżnienie, najważniejsza jest dla nas jednak satysfakcja naszych klientów, którzy bardzo często do nas wracają i to są prawdziwie piękne historie wieloletnich relacji.
Jak w ostatnich latach zmienili się klienci agencji eventowych? O co pytają częściej, czego oczekują bardziej i z czego już nie chcą rezygnować?
Klienci są dziś dużo bardziej świadomi i wymagający. Coraz częściej pytają o doświadczenia uczestników, personalizację, rozwiązania technologiczne czy kwestie związane z ESG i neutralnością klimatyczną. Bardzo wzrosła też świadomość dotycząca jakości produkcji i znaczenia detali.
Jednocześnie klienci nie chcą już rezygnować z jakości obsługi i bezpieczeństwa organizacyjnego. Po doświadczeniach ostatnich lat ogromnie ważna stała się przewidywalność, transparentność i sprawna komunikacja. Klienci oczekują też realnego partnerstwa – nie tylko realizacji briefu, ale strategicznego doradztwa.
Gdybyś miała wskazać jeden kierunek, w którym branża eventowa będzie rozwijać się w najbliższych latach, to na co postawiłabyś najmocniej?
Na projektowanie doświadczeń uczestników wspierane technologią, ale bardzo świadomie i z wyczuciem. AI, immersyjność, personalizacja czy rozwiązania interaktywne będą rozwijały się bardzo szybko, ale wygrają ci, którzy będą umieli wykorzystać je w sposób naturalny i emocjonalny.
W świecie przesytu cyfrowego dobrze zaprojektowane wydarzenia na żywo będą jeszcze bardziej wartościowe, bo dają coś, czego nie zastąpi ekran – prawdziwe emocje i doświadczenia.
Czego prowadzenie agencji eventowej nauczyło Cię o biznesie, ludziach i samej branży?
Przede wszystkim pokory i elastyczności. W eventach nawet najlepiej przygotowany plan potrafi zmienić się w ostatniej chwili i trzeba umieć szybko reagować, zachowując spokój i odpowiedzialność wobec klienta oraz zespołu.
Ta branża nauczyła mnie też, że biznes opiera się przede wszystkim na relacjach i zaufaniu. Można mieć świetną kreację czy technologię, ale ostatecznie to ludzie tworzą wydarzenia i decydują o ich jakości. Dlatego ogromnie wierzę w siłę zespołu, partnerstw i długofalowych relacji – zarówno z klientami, jak i dostawcami.
I chyba najważniejsze: eventy to branża emocji. Jeśli po latach uczestnicy nadal pamiętają konkretne wydarzenie i emocje, które im towarzyszyły, to znaczy, że wykonaliśmy dobrą robotę.
