Współpraca z agencją marketingową przypomina dobrze zaplanowaną podróż: liczy się nie tylko cel, ale też to, jak pokonujemy kolejne etapy, jak radzimy sobie z niespodziankami i czy wszyscy w zespole wiedzą, dokąd zmierzają. Jako account manager codziennie towarzyszę klientom w tej drodze i wiem, jak ważne są jasne zasady oraz partnerska komunikacja. Poniżej znajdziesz 7 kluczowych pytań, które warto zadać swojemu accountowi – zarówno zanim zdecydujesz się na współpracę z konkretną agencją, jak i na dalszych etapach. Dzięki nim łatwiej ocenisz, czy faktycznie jesteście po tej samej stronie i czy agencja jest dla Ciebie solidnym partnerem.
1. Jak określamy cele i KPI oraz jak wygląda ich monitorowanie? Jak często otrzymuję raporty i co one zawierają?
Już na etapie rozmów o współpracy z agencją warto dopytać, jak będą definiowane jej cele i wskaźniki sukcesu (KPI). Zapytaj accounta, jak dba o to, by założenia Twojej firmy były również priorytetami agencji – aby mieć pewność, że „gracie do jednej bramki”. Dobrze też od razu ustalić, jak często będziesz otrzymywać raporty, co się w nich znajdzie (np. wyniki kampanii, status zadań, rekomendacje dot. kolejnych kroków) i w jaki sposób będziecie wspólnie analizować postępy. Regularne raportowanie to nie tylko kontrola progresu, ale też okazja do refleksji i szybkiego reagowania na zmiany.
2. Co dokładnie obejmuje budżet, ile mam poprawek w pakiecie, a za co trzeba dopłacić?
Zanim podpiszesz umowę, poproś o jasne rozpisanie, co wchodzi w zakres podstawowej obsługi, a co jest wyceniane osobno. Dopytaj również, ile tur poprawek zawiera się w budżecie, a kiedy pojawiają się dodatkowe koszty i czy agencja ma obowiązujący w takich sytuacjach rating card. Tak unikniesz nieporozumień i zyskasz pewność, że nie zaskoczą Cię żadne ukryte opłaty – nie tylko na początku, ale i w trakcie współpracy.
3. Jak wygląda przekazanie praw autorskich? Jakie prawa/licencje otrzymuję, na jak długo i na jakich polach eksploatacji?
To pytanie warto zadać podczas ustalania warunków współpracy, aby mieć jasność, jakie prawa do stworzonych materiałów otrzymujesz: czy są to prawa autorskie majątkowe, czy tylko licencja, na jaki okres i na jakich polach eksploatacji. Dzięki temu od początku wiesz, zgodnie z jakimi zasadami możesz korzystać z przygotowanych treści.
4. Jak wyglądają terminy, harmonogram i poszczególne etapy pracy?
Dobrze zaplanowany proces to podstawa sprawnej współpracy, dlatego w pierwszych rozmowach z agencją warto dopytać o harmonogram działań: kiedy startują poszczególne etapy projektu lub ongoingowej obsługi, ile trwają i jakie są kamienie milowe. Później dobrze natomiast regularnie aktualizować te ustalenia, by lepiej zarządzać oczekiwaniami i eliminować chaos.
5. Jakich narzędzi będziecie używać do codziennej komunikacji?
Sprawna komunikacja to klucz do sukcesu, dlatego na starcie ustalcie, jakimi kanałami będziecie się kontaktować (np. e-mail, Slack, Teams, dedykowane platformy), jak wygląda proces akceptacji materiałów i w jakim czasie możesz liczyć na odpowiedź – zwłaszcza w pilnych sprawach. Warto też zapytać, kto będzie Twoim punktem kontaktowym w razie nieobecności accounta, aby zawsze wiedzieć, do kogo się wtedy zgłosić.
6. Jak będą wyglądać nasze spotkania i jak często będziemy się kontaktować?
Dobrze już na etapie planowania wspólnych działań ustalić, jak często i w jakiej formie będą odbywały się spotkania dotyczące postępów w projekcie – zarówno te regularne, statusowe, jak i podsumowujące poszczególne etapy działań. Zapytaj też, czego możesz się podczas nich spodziewać, jaka będzie ich agenda i jakie efekty przyniosą. W Płodnych poza standardowymi spotkaniami statusowymi i raportowymi regularnie proponujemy także klientom warsztaty i spotkania inspiracyjne. To okazja, by spojrzeć szerzej na komunikację marki, omówić nowe trendy i poszukać świeżych pomysłów na kolejne działania.
7. Czego i kiedy potrzebujecie ode mnie? (materiały, briefy, wytyczne, onboarding)
Współpraca to dialog, dlatego już na początku zapytaj, jakie materiały są niezbędne agencji (np. brandbook, logo, zdjęcia, wytyczne do komunikacji), jak wygląda onboarding projektowy oraz jakie informacje powinieneś przekazywać na bieżąco. Takie pytania warto zadawać także w trakcie realizacji projektów, by usprawnić przepływ informacji i uniknąć opóźnień.
BONUS: Jak wygląda wsparcie w sytuacjach kryzysowych? Za co odpowiada agencja, a za co klient?
Jeśli w przypadku Twojej marki i prowadzonych przez agencję kanałów komunikacji występuje ryzyko kryzysów, warto zweryfikować, czy możesz też liczyć z jej strony na wsparcie w tego typu sytuacjach, w jakim zakresie i na jakich warunkach. Dobrze też doprecyzować, które obszary leżą wówczas po stronie agencji, a które wymagają zaangażowania Twojego zespołu. Ustalenie tego z wyprzedzeniem pozwala uniknąć stresu i zareagować szybciej, gdy pojawi się trudna sytuacja – a to jest szczególnie istotne.
Udana współpraca z agencją to efekt jasnych zasad, otwartej komunikacji i wzajemnego zaufania. Warto rozmawiać o szczegółach i oczekiwać konkretów – to najlepszy sposób, by mieć pewność, że agencja naprawdę dba o Twój projekt i wspólny cel. Im więcej pytań zadasz na początku, tym mniej nieporozumień po drodze – a więcej satysfakcji z efektów.
